Antecedents de la Gestió de Compliance
La norma UNE 19601 de Gestió de Compliance implica un canvi de paradigma, on les empresas han de preocuparse de cumplir les obligacions legals i implantar una cultura corporativa per controlar internament el compliment de la llei, d’acord amb:
- Circular 1/2016, de la Fiscalia General de l’Estat, sobre la responsabilitat penal de les persones jurídiques.
- Sentencia del Tribunal Supremo 154/2016, de 29 de febrero de 2016.
La Norma UNE 19601 de Gestió de la compliance és certificable i una bona forma d’organitzar el model de compliance. Ajuda a acreditar la diligencia deguda que confirme la gestió responsable. La norma UNE 19601 està basada en la ISO 19600, guia de bones pràctiques per la gestió adequada del compliance a tot tipus d’organitzacions.
Què aporta la Gestió de la compliance segons UNE 19601?
Un certificat de Gestió de Compliance segons la norma UNE 19601, aporta:
- Millora la reputació i imatge de l’empresa. Evidencia un compromís amb els valors socials. Implica una protecció contra el dany reputacional empresarial a través de la gestió de la compliance.
- Referent internacional de bones pràctiques de compliance que implica una gestió de riscos que redueix la probabilitat de cometre delictes.
- Ajuda a vendre. Habilita com a proveïdor homologat per treballar amb clients internacionals i administracions públiques.
- Estalvi econòmic en primes d’assegurances de responsabilitat civil, millors condicions per obtenir finançament, estalvi en sancions penals i administratives. Reducció d’ineficiències i pèrdues desconegudes (per frau intern i extern).
- Protecció penal i patrimonial dels administradors i els seus directius amb capacitat de gestió i decisió. Hi ajuden les activitats de control a les àrees criticas
- Compliment dels requisits de transparència, provocant que augmenti l’atractiu pels diferents agents socials.
- Compatible amb altres certificats ISO i sistemes de gestió (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, LOPD o Responsabilitat Social entre altres).
Certificat UNE 19601 de Gestió de la Compliance
De la norma UNE 19601 en destaquem els següents requisits:
- Lideratge i compromís de la direcció. A partir de la política i els objectius de compliance, alineada amb els objectius estratègics i operatius de negoci. Cal dotar dels recursos necessaris i comunicar activament la cultura corporativa de respecte a la Llei així com promoure la millora continua.
- Anàlisi i comprensió del context. Cal tenir en compte el context intern, l’entorn regulatori, social, cultural, polític o la situació econòmica, a més del nivell de maduresa de l’organització en relació amb la gestió de la compliance.
- Compliance Offifer o Comitè de Compliance. Designant formalment les responsabilitats del Comitè de Compliance o del Compliance Officer, amb autonomia i independència per liderar la implantació i manteniment del Sistema de Gestió de Compliance segons UNE 19601.
- Implicació de tot el personal, identificant i les funcions i responsabilitats vinculades amb la gestió de compliance. Cal que el personal sigui conscient de les implicacions i conseqüències que poden associar-se a l’incompliment).
- Identificació. Anàlisi i avaluació de riscos a cada un dels processos en relació amb cada una de les obligacions identificades.
- Definició i implementació de controls i mesures. Definint mesures i controls concrets per reduir els riscos identificats, en el marc dels objectius i la millora continua. Per aconseguir-ho cal assignar responsabilitats i formar al personal en compliance per garantir un adequat nivell de competència i conscienciació.
- Avaluació, manteniment i control continuo. Establint un canal eficaç de comunicació interna i externa. La UNE 19601 requereix revisar contínuament les obligacions exigibles i revaluant periòdicament els riscos per incorporar noves activitats a l’abast del Sistema de Gestió de Compliance; canvis a l’estructura de l’organització; canvis significatius a l’entorn de l’organització; i incompliments detectats. A la vegada, cal revisar l’eficàcia dels controls implantats i l’assignació eficaç de responsabilitats per complir amb les obligacions de la compliance; i establir un procediment d’elaboració i comunicació d’informes, així com d’auditories i revisions periòdiques per l’alta direcció.
- Establir i mantenir indicadors d’acompliment del sistema. Desenvolupant indicadors que ajudin a evidenciar el nivell de compliment eficaç i eficient dels objectius marcats. Aquests indicadors poden incorporar-se al quadre de mando o als indicadors del certificat ISO 9001.
- Gestió d’evidències del Sistema per evidenciar la implantació eficient i eficaç de la gestió de la compliance. A més, cal conservar la informació i registres necessaris per evidenciar aquest compliment.