Com crear un programa d'auditoria interna

Un programa d auditoria interna és crucial per a l èxit de l auditoria interna. És un requisits dels certificats de sistemes de gestió: certificació ISO 9001, certificat ISO 14001, certificació ISO 45001 i de Responsabilitat Social entre d’altres.

El programa té en compte els punts següents:

A la selecció d’auditors, hem de tenir en compte:

Selecció dels auditors adequats. L’equip d’auditoria interna ha de tenir professionals capacitats i experimentats, així com habilitats analítiques i de comunicació.
Rols i responsabilitats de l’equip d’auditoria. Els membres de l’equip d’auditoria han de complir els rols i les responsabilitats definits, incloent-hi la supervisió del procés, la realització d’auditories i la comunicació dels resultats.
Fomentar la formació ISO continua de l’equip d’auditoria. Adquirirà nous coneixements i habilitats per enfrontar els desafiaments i canvis.
Participació en esdeveniments del sector. Permet adquirir nous coneixements, establir relacions amb altres professionals i mantenir-se informat sobre les tendències i les millors pràctiques en l’auditoria ISO interna.

Al programa d’auditoria interna es tindrà en compte:

Anàlisi de riscos i oportunitats per determinar les àrees clau a auditar. Els riscos poden incloure errors en els procediments, manca de capacitació del personal, equips defectuosos o mal calibrats i manca de compliment amb les normatives específiques del sector.
Priorització d”àrees de negoci i processos segons la importància i el risc associat. Ajuda a enfocar els esforços de l’auditoria de manera eficient als processos més crítics.
Ajustos periòdics segons canvis, garantint que s’abordin les noves àrees de risc i les prioritats de negoci.
Revisió i adaptació constant per mantenir-ne l’efectivitat i garantir que l’organització es beneficiï de la millora contínua i els aprenentatges obtinguts.

A la planificació es té en compte:

Periodicitat de les auditories. El calendari d’auditoria interna ha de contemplar la periodicitat adequada per a cada àrea i procés, en funció del nivell de risc i la disponibilitat de recursos. En general, es recomana una auditoria interna cada any.
Flexibilitat i adaptabilitat a la planificació. La planificació ha de ser flexible i adaptable per abordar canvis, nous riscos identificats o ajustaments a les prioritats de negoci.
Disseny del programa d’auditoria interna amb objectius i fites clares

El pla d’auditoria interna ha d establir objectius i metes clares, alineades amb els objectius estratègics i les necessitats de compliment.

La implementació de les eines i les metodologies d’auditoria eficients és crucial per a l’èxit del programa d’auditoria interna. Inclou:

Revisió de lleis i reglaments. L’equip d’auditoria interna ha de conèixer els requisits legals aplicables al seu sector, d’acord amb la norma que auditeu (ISO 9001 de gestió de qualitat, ISO 14001 de gestió ambiental, ISO 45001 de seguretat laboral, seguretat alimentària o de responsabilitat social).
Asegurar el cumplimiento de los requisitos. El programa de auditoría interna debe incluir mecanismos para verificar el cumplimiento con las normativas y regulaciones, así como la implementación de medidas correctivas en caso de incumplimiento.

Establir una comunicació clara i efectiva. Una comunicació efectiva amb els auditats és fonamental per aconseguir la vostra col·laboració i comprensió durant el procés d’auditoria interna.
Crear un ambient de col·laboració. Fomentar un ambient de col·laboració entre l’equip d’auditoria interna i els auditats és essencial per facilitar l’accés a la informació i garantir un exitós procés d’auditoria.

Monitorització i seguiment del progrés. L’aplicació de tècniques d’auditoria, el seguiment del progrés de les auditories basada en riscos, és clau per assegurar l’eficiència del procés i la consecució dels objectius establerts. S’utilitzen tècniques d’auditoria.
Recull i anàlisi de dades. La recopilació i l’anàlisi de dades a una auditoria ISO 9001 que aporti valor és fonamental per obtenir una visió precisa de l’estat i identificar àrees de millora i oportunitats d’optimització.

Identificació de les àrees de millora. Un cop acabada l’auditoria interna, cal identificar les àrees de millora, les observacions i les no conformitats.
Propostes de solucions i recomanacions basades en les troballes de l’auditoria i l’anàlisi de la causa arrel. El seu objectiu és la millora contínua del sistema de gestió, veracitat i precisió dels resultats obtinguts a partir d’accions de millora.

Informes d’auditoria clars i concisos. Han de presentar les troballes, les àrees de millora i les recomanacions de manera organitzada i fàcil d’entendre per a la direcció i el personal implicat.
Comunicació efectiva de resultats a la direcció. És essencial per garantir el compromís amb la implementació de les accions correctives i de millora proposades.
Establiment de terminis i responsables per implantar les accions correctives i de millora identificades a l’informe de l’auditoria.
Avaluació del progrés i èxit de les accions. El seguiment i l’avaluació del progrés i l’èxit de les accions és essencial per garantir-ne l’efectivitat i la millora contínua.

Identificació doportunitats de millora del sistema de gestió. L’equip d’auditoria interna ha d’estar sempre atent a les oportunitats de millora en els seus processos i metodologies, buscant optimitzar-ne l’eficiència i l’efectivitat.
Implementació de canvis i ajustaments al programa d’auditoria interna. És fonamental per adaptar-se a les necessitats canviants dels clients i millorar-ne els resultats.

Mesura de l’impacte i els resultats. Els indicadors permeten mesurar l’impacte i els resultats de l’auditoria, facilitant l’avaluació de la seva efectivitat i la identificació d’àrees de millora.
Anàlisi de les mètriques clau. És essencial per identificar oportunitats d’optimització i garantir l’eficiència i l’efectivitat.