plan de auditoría interna

Com fer el pla d’auditoria interna

Un pla d’auditoria ISO interna serveix per planificar-la, facilitar executar l’auditoria eficient i eficaç. Amb les auditories internes coneixeràs l’estat del teu sistema de gestió. Amb aquesta informació podràs prendre decisions encaminades a la millora continua del seu sistema de gestió.

Què és una auditoria interna?

És un procediment amb el que es pretén avaluar qualsevol aspecte de la seva organització. És un requisit dels principals certificats (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc..). L’avaluació pot incloure: el sistema de gestió, les parts interessades, els mètodes, els equips, el personal, etc.

Un dels principals objectius d’una auditoria interna és obtenir informació útil per la presa de decisions per part de Direcció. Aquesta presa de decisions s’enfoca a complir els objectius comercials del pla de negoci.

L’auditoria interna l’han de fer persones que no tinguin una relació directa amb el procés o funcions a les que cal avaluar.

Què és un pla d'auditoria interna?

Un pla d’auditoria és un document que descriu de forma detallada com és el procés per obtenir informació objectiva, que serà comparada amb la informació de referència o requisits plasmats en una norma, per exemple, la ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001. Un pla d’auditoria pot ser un conjunt d’auditories internes fetes durant un període, habitualment un any.

La planificació de l’auditoria permet augmentar l’eficiència durant l’execució posterior de l’auditoria. A la vegada aconsegueix reduir els costos involucrats.

Durant les auditories internes, el pla és una guia que donarà indicacions sobre el que cal fer. A més, tindrà en compte els requisits establerts a la norma o requisits de referencia. En tenir en compte els requisits, sabràs si els has complert i tenir una idea del temps requerit per dur a terme l’auditoria.

Passos per fer el Pla d'auditoria interna

Els passos per fer una bona planificació d’una auditoria interna, es descriuen a continuació. A cada un dels passos a seguir, s’indiquen quines son les principals preguntes a tenir en compte:

    • Definir les auditories a fer. A aquesta etapa consideres l’organització com un tot i després la divideixes en processos, amb el temps que vares dedicar a cada un d’ells i les persones o càrrecs que vol auditar. També pots diferenciar les auditories per ubicació, producte, servei o departament.
    • Avaluar els riscos. Té molta importància respondre quins son els riscos de l’organització que cal considerar durant la planificació de l’auditoria interna. Una correcta identificació de riscos també pot revelar possibles auditories internes que no s’hagin tractat a etapes anteriors. Generalment la planificació és anual, prioritzant en funció dels riscos identificats.
    • Definir els recursos i el cronograma. Per facilitar la planificació de recursos, cal establir l’equip auditor i planificar les dates per fer-les. Cal considerar si les auditories ISO internes es faran pel personal de l’organització o es subcontractaran total o parcialment a tercers.
    • Preparar l’auditoria interna. Després de fer els passos descrits abans, cal preparar l’auditoria interna. Per preparar l’auditoria interna, cal tenir en compte aspectes com ara:
      • L’orientació requerida per cada auditoria ha estat revisada?
      • L’auditoria es fa per primera vegada o processos com aquest s’han fet abans?
      • Hi ha canvis substancials en funció, procés o divisió de l’organització ser avaluada?
      • Els resultats de les auditories passades s’han revisat?
    • Crear el pla d’auditoria interna. En crear el pla d’auditoria cal: definir l’abast i els objectius per cada auditoria; conèixer els informes, les polítiques i els procediments més importants pel procés que s’auditarà. També és important determinar que s’avaluarà dins de cada procés. És interessant tenir molta informació per crear el pla, ja que és molt útil al moment de crear i executar el pla d’auditoria interna.
    • Revisar el pla d’auditoria interna. Habitualment es fa en el marc de la “Revisió per la Direcció”. Durant la revisió del “pla d’auditoria” s’assegurarà que es tinguin en compte tots els riscos i altres consideracions. Un cop revisat, cal comunicar-ho als implicats perquè tinguin clars els objectius plantejats dins de l’auditoria.