Quan utilitzar la Tècnica 5 perquès
La “Tècnica dels 5 perquès” o “5 Whys” permet determinar la causa arrel per trobar solucions eficaces per resoldre no conformitats i incidències del seu certificat ISO. És més eficaç quan es fa servir per trobar la causa arrel que permet resoldre problemes simples o moderadament difícils del seu sistema ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001.
El 5 per què és una “regla general”. En alguns casos, potser haureu de preguntar “Per què?” unes quantes vegades més abans d’arribar a l’arrel del problema. En altres casos, podeu arribar a aquest punt abans de preguntar al vostre cinquè “Per què?” Si ho fas, assegura’t que no t’has aturat massa aviat.
En el cas de necessitar aboradar un problema complex o crític, on hi poden haver múltiples causes, pot ser més adequat un mètode més ampli, com ara l’anàlisi de causa i efecte o l’anàlisi del mode de fallada i efectes, pot ser més eficaç.
El mètode dels 5 Whys combina bé amb altres mètodes i tècniques, com ara el Lean Manufacturing (per identificar i eliminar pràctiques de malbaratament).
Com aplicar la tècnica dels 5 perquès
El model segueix un procés molt senzill de set passos:
- Muntar un equip. Reuneix col·laboradors implicats amb els detalls del problema i el procés per solucionar-lo. L’equip ha d’estar liderat per algú, per identificar accions correctives efectives.
- Definiu el problema. Cal escriure una declaració breu i clara del problema en què tot l’equip hi estigui d’acord. Si es pot, va bé observar el problema en acció.
- Pregunteu al primer “Per què?” Pregunteu al vostre equip per què es produeix el problema. Preguntant “Per què?” sembla senzill, però respondre implica buscar respostes fonamentades en els fets: han de ser relats de coses que realment han passat i no suposicions. L’equip pot trobar una raó òbvia o diverses de plausibles. Cal anotar les respostes com a frases succintes, en lloc de paraules simples o frases llargues, i escriu-les al costat de l’enunciat del problema.
- Pregunteu “Per què?” Quatre vegades més. Per a cada una de respostes generades al pas 3, pregunteu quatre “per què” més seguides. Passeu ràpidament d’una pregunta a l’altra, de manera que tingueu la imatge completa abans de treure cap conclusió.
- Saber quan s’ha d’aturar. Sabràs que has trobat la causa arrel quan al preguntar “per què” no produeix respostes més útils i no pots anar més lluny. Aleshores cal establir l’acció correctiva adequada. Si heu identificat més d’un motiu al pas 3, repetiu el procés per cada una de les diferents motius fins arribar a una causa arrel per cada motiu.
Gestioneu la causa arrel aplicant mesures
Ara que heu identificat almenys una causa arrel, heu de discutir i acordar les contramesures que evitaran que el problema del seu sistema integrat de gestió es repeteixi.
Avalueu l'eficàcia de les mesures
Vigileu de prop amb quina eficàcia les accions correctives eliminen o minimitzen el problema inicial. És possible que hàgiu de modificar-los o substituir-los completament. Si això passa, és una bona idea repetir el procés dels 5 perquès per assegurar-vos que heu identificat la causa arrel correcta.