Context de l'organització i parts interessades
Referent al context, destaquem:
- Qüestions externes i internes. Es pot fer servir la mateixa sistemàtica per determinar les qüestions externes i internes de l’organització. Per exemple, un informe d’anàlisi del context on s’incorporen les diferents perspectives.
- Parts interessades. Fer servir un únic mètode per conèixer les necessitats i expectatives de les parts interessades i documentar-les. Per exemple, a través d’enquestes, reunions, grups de consumidors i fent informes sobre les necessitats i expectatives de les parts interessades.
- Abast del sistema integrat de gestió. L’abast cal que sigui el mateix i incloure les activitats i centes de l’organització. Es pot documentar al manual integrat del sistema integrat de gestió.
- El sistema integrat de gestió. Cal establir els processos necessaris i les seves interaccions. Es pot fer un “mapa de processos” on s’integren tots els processos de l’organització tant de qualitat, medi ambient i seguretat i salut al treball.
Com element específic referent al context de l’organització a la ISO 9001, cal especificar, pels processos de l’organització, les entrades i sortides esperades, criteris i mètodes per l’operació eficaç i el control, els recursos necessaris, les responsabilitats i autoritats, els riscos i oportunitats, avaluació i millora dels mateixos.
Lideratge del certificat integrat de gestió
- Compromís i lideratge. L’alta direcció assumeix el compromís i lideratge amb els sistemes implantats, assumint la rendició de comptes del sistema de gestió integrat.
- Política integrada. Cal formular una política de gestió integrada que tingui els compromisos específics mínims citats a les normes de referència.
- Rols, responsabilitats i autoritats. L’alta direcció defineix i comunica els rols, responsabilitats i autoritats pertinents para el funcionament del sistema implantat a través de fitxes de llocs de treball, manuals de funcions, procediments i instruccions tècniques.
De manera específica, a ISO 45001 l’organització té que establir els processos necessaris per la consulta i la participació de tots els treballadors i, quan existeixin, dels representants dels treballadors. Es pot sistematitzar la celebració de reunions on es reflecteixen els acords en actes o la emissió d’informes periòdics amb la informació necessària relativa a la seguretat i salud.
Planificació
La planificació a un certificat integrat de gestió, cal que tingui en compte:
- Accions per abordar riscos i oportunitats. Cal aplicar una mateixa sistemàtica per determinar els riscos i les oportunitats relacionades amb el context de l’organització i definir accions per abordar-les. Per exemple, una anàlisis DAFO amb les conclusions i la definició d’un pla estratègic.
- Objectius i planificació per aconseguir-los. És convenient establir un programa d’objectius conjunt per qualitat, medi ambient i seguretat i salut en el treball.
La Norma ISO 14001 requereix que s’identifiquin i avaluïn els aspectes i impactes ambientals associats de l’organització des d’una perspectiva del cicle de vida. Pel sistema de gestió de la SST, cal identificar els perills, i avaluar els riscos i oportunitats laborals, així com determinar requisits legals i altres requisits aplicables em matèria de medi ambient, seguretat i salud laboral.
L’organització cal que planifiqui accions per abordar els riscos i oportunitats identificats als aspectes ambientals en medi ambient; riscos laborals en SST; requisits legals en medi ambient i SST; i processos de l’organització en qualitat.
Recolzament - Apoyo
- Recursos. L’optimització de recursos s’aconsegueix integrant als processos de negoci, els ambientals i de seguretat i salut. Per exemple, a l’àrea de producció, es pot fabricar o prestar el servei controlant els consums i la generació de residus, emissions o abocaments així com aplicant les mesures de seguretat establertes.
- Competència. Pels llocs de treball, definir requisits de competència pel funcionament del sistema integrat de gestió. Cal aplicar la mateixa sistemàtica per determinar les accions necessàries per adquirir la competència, proporcionar-la i avaluar l’eficàcia de les accions. Per exemple, es poden tenir “Perfils de Lloc de Treball” amb requisits de competència per qualitat, medi ambient i SST i plans de formació conjunts.
- Presa de consciència. Les campanyes de conscienciació poden ser conjuntes fent servir xarxes de comunicació internes, convocatòries de premis a través de concursos, etc.
- Comunicació. Els canals habilitats poden ser els mateixos per la comunicació interna com externa. Alguns mètodes habituals son les reunions presencials, el correu electrònic, la intranet, taulells d’anuncis, bústies de suggeriments i, per comunicar externament informació, la pàgina web.
- Informació documentada. Cal tenir un sistema documental integrat aplicable a ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001
- Manual integrat del sistema (no requerit a les normes, però de gran utilitat),
- Procediments comuns com ara d’identificació de riscos i oportunitats, formació, comunicació, control dels documents, auditories internes, revisió per la direcció, no conformitats i accions correctives.
Son exemples de documents específics, el procediment d’identificació i avaluació d’aspectes ambientals, riscos laborals, identificació i avaluació de requisits legals, satisfacció del client, requisits per productes i serveis, etc.
Pels processos de qualitat, l’organització cal que identifiqui la infraestructura necessària i mantenir-la, així com determinar l’ambient per l’operació dels processos. A qualitat, constitueix un requisit identificar els coneixements necessaris per l’operació dels processos de l’organització.
Operació
- Planificació i control operacional. El gran repte és la integració del control operacional. Per exemple:
- als processos de contractació, vendes o en publicitat de les prestacions del producte o servei, es pot incorporar informació sobre els impactes potencials del producte pels clients o usuaris, així com disposicions de seguretat que cal tenir en compte.
- Al procés de disseny, és recomanable incorporar requisits ambientals així com les condicions per minimitzar els riscos per la seguretat i salut dels treballadors.
- A les compres, incorporar requisits ambientals, així com els requisits de seguretat associats.
- A la producció o prestació del servei, considerar els consums, abocaments, residus o emissions, i els riscs específics del lloc de treball.
Pot establir mesures conjuntes per preparar-se per possibles situacions d’emergència en matèria de seguretat laboral i medi ambient i definir pautes d’actuació en el cas que passin. Una de les claus per aconseguir un sistema integrat de gestió eficient és incorporar els requisits de control operacional relatius al medi ambient i a la seguretat i salut als següents elements específics de la ISO 9001:
- comunicació amb el client;
- determinació, revisió i canvis dels requisits pels productes i serveis;
- disseny i desenvolupament;
- informació pels proveïdors i control de processos contractats externament;
- identificació i traçabilitat dels productes o serveis, la propietat dels clients o proveïdors externs;
- condicions de preservar les sortides del producte o servei;
- activitats posteriors al lliurament;
- requisits per alliberar productes o serveis i el control de sortides no conformes.
Avaluació del desempeny
- Seguiment, anàlisi i avaluació. Son requisits integrables integrables on es pot fer sevir una sistemàtica conjunta. Un cop definits tots els indicadors de seguiment, es poden establir reunions periòdiques. A elles s’analitzarà la informació, avaluar l’evolució i prendre les accions oportunes.
- Auditoria interna. Igualment es tracta d’un procés integrable. Els auditors i l’auditoria poden ser conjunts, obtenint un informe d’auditoria interna conjunt.
- Revisió per la direcció. Es pot fer la Revisió per la Direcció integrada, incorporant els requisits de totes les normes, generant una única acta o informe de revisió.
Pels requisits legals de medi ambient i SST, s’estableix una sistemàtica conjunta per avaluar el compliment dels requisits aplicables. Habitualment és té sols un procediment d’identificació i avaluació de requisits legals. Específicament a qualitat, cal establir sistemàtiques per avaluar la satisfacció del client.
Millora del certificat integrat de gestió
- No conformitat i acció correctiva. És aplicable als tres sistemes la mateixa sistemàtica per detectar no conformitats i definir accions correctives. Aquest requisit es pot integrar del tot. Igualment, es pot establir un format pel registre de no conformitats i accions correctives.
- Millora continua. La millora continua és un dels principals resultats previstos del sistema integrat de gestió.