Com implementar la matriu RACI?

Matriu RACI per la implantació d'un sistema de gestió

La matriu RACI es una excel·lent eina per evitar que a una organització hi hagin dubtes sobre qui és el responsable dels processos, projectes i objectius, qui ha d’aprovar certs projectes o qui ha de ser consultat o informat sobre una decisió. Pot ser una bona eina per un certificat ISO 9001 de qualitat, ISO 14001 de gestió ambiental o ISO 45001 de seguretat en el treball.

A aquest article volem aclarir com aplicar la matriu RACI a una organització.

Què és una matriu RACI?

La matriu RACI ajuda a les empreses a organitzar i prioritzar les accions dels seus col·laboradors, de forma que tothom conegui exactament del que son responsables. És una eina que serveix per alinear als col·laboradors i les seves funcions al projecte, procés, servei o a un departament, amb el propòsit que tot funcioni sense problemes, amb  cada membre específic, conscient del que se’ls assigna.

La sigla RACI és un acrònim dels termes en anglès:

  • Responsabilitat. Qui és responsable de l’execució efectiva d’una activitat. Implica determinar qui es responsabilitza pel treball d’un element particular dins d’un projecte o procés.
  • Aprovador. Qui té l’autoritat per aprovar formalment una tasca o producte a entregar. És el responsable de solucionar possibles problemes a un procés i té autoritat final sobre el projecte.
  • Consulta. Qui necessita ser consultat en el cas que hi hagi dubtes o problemes en un procés, a més de la necessitat de canvis. La comunicació amb la persona es fa en dos vies, amb consulta i resposta.
  • Informació. Qui necessita ser informat sobre accions preses, canvis i resultats d’un projecte, encara que aquella persona no hi estigui involucrada al procés de presa de decisions. La comunicació sols es fa en un sentit, on sols s’enviarà informació sense necessitat de rebre una resposta.

Quins son els beneficis del model?

El model RACI pot ser beneficiós per l’organització en diversos sentits:

  • Augmenta el compromís: amb la reducció de dubtes i confusions típiques a projectes i processos, els col·laboradors es senten menys estressats i més involucrats, ja que saben exactament quin és el seu paper, pel que son responsables i amb el que necessiten preocupar-se;
  • Entrenament més eficient: quan els treballadors son entrenats sobre les seves competències i responsabilitats que agreguen valor al seu lloc de treball, tota l’empresa surt guanyant;
  • Estalvi de temps: amb el model, sols es convoquen a reunions aquells col·laboradors que estan involucrats amb el projecte o procés específic, estalviant el temps de tots els altres que no necessiten participar;
  • Reducció a la frustració amb el lideratge: molts col·laboradors es senten frustrats al buscar a algú d’un nivell superior a la jerarquia i no aconseguir respostes o solucions als seus problemes. Quan tots saben amb qui parlar, hi ha un alleugeriment a aquella frustració.

Com crear i implementar la matriu RACI?

La implementació de la matriu RACI és capaç de resultar en projectes i processos més exitosos, però és fonamental que el mètode se apliqui a la pràctica. Per això, es poden fer servir  fulles de càlcul, editors de text o un gestor de projectes.

Les etapes per crear i implantar el model RACI son:

1- Identificació dels projectes estratègics que necessita el model RACI

Un cop identificats els projectes estratègics, cal llistar els passos dels projectes o de les seves tasques principals. Llavors es pot pensar en qui serà el responsable de l’execució i l’aprovació, i qui ha de ser consultat i informat sobre cada etapa/ tasca.

És important recordar que per fer servir millor la matriu RACI, és fonamental que per tota activitat hi hagi almenys un R (responsable de l’execució) i un A (aprovador), però mai més d’un aprovador per una mateixa activitat.

2- Reunió amb els responsables de cada element del projecte

Tots els individus identificats com part de la matriu RACI han de participar en reunions regulars per que tots siguin conscients de les seves responsabilitats i per les revisions estratègiques. És a dir, que les persones marcades amb I, que sols son informades, no sempre necessiten participar a totes les reunions.

És ideal que el model RACI sigui fet servir sols als principals projectes i processos estratègics de l’empresa, aquells que tienen alto valor i son crítics pel seu bon funcionament.