Checklist per preparar una auditoria ISO interna
Un checklist d’auditoria ISO és una tècnica d’auditoria fonamental per preparar, planificar i executar una auditoria interna més ordenada i objectiva, tant si es tracta d’una auditoria ISO 9001 de qualitat, auditoria ISO 14001 o EMAS de gestió ambiental, ISO 45001, auditoria ISO 27001 o ENS de seguretat de la informació. Aquesta llista de verificació ajuda l’auditor a revisar tots els requisits de la norma, la detecció anticipada de desviacions, l’evidència clara durant auditories externes i un sistema de millora continua molt més eficient.
La checklist s’estructura habitualment segons les clàusules de l’Annex SL, que comparteixen totes les normes ISO. Heu de contenir tots els requisits auditables de la norma per garantir que el sistema de gestió compleix tots els requisits obligatoris.
Un bon checklist d’auditoria ISO ha d’incloure preguntes tancades i obertes. Les preguntes tancades serveixen per verificar el compliment objectiu, mentre que les obertes permeten avaluar la maduresa del sistema, la participació del personal i l’eficàcia real dels processos. També és important incloure espais per registrar evidències, resultats, observacions i plans d’acció.
Altres usos del checklist
El checklist és una eina que conté criteris d’auditoria ISO. Podeu ajudar a reduir costos perquè ajuda a:
- Augmentar la productivitat. Amb checklists per a processos estandarditzats, els empleats executen les seves tasques amb més agilitat. Totes les funcions estan detallades. Podeu substituir les instruccions. Una utilitat habitual és el check list per fer l’auditoria ISO.
- Prevenir pèrdues. La llista de control té com a funció ajudar a detectar possibles errors que comporten pèrdues. Per exemple, ajuda a comprovar si hem seguit tots els passos a la fabricació.
- Oferir més control als Directius. Accedint als check list de manera remota, poden acompanyar en temps real l’execució de les activitats. Permet una intervenció més àgil en cas que hi hagi un error.
- Millorar l’eficiència dels processos. El checklist permet una millora continua als processos, ja que consisteix en un sistema que certifica si tots els passos són executats de forma correcta.
- Permetre una visualització millor del marc general. Com que està integrat amb altres departaments, el checklist permet una millor visualització del compliment de tots els departaments. Això facilita elaborar un pla dacció específic per reduir costos.
Preguntes freqüents sobre el check list a auditories ISO
Un check list d’auditoria ISO és una llista de comprovació utilitzada per l’auditor intern per revisar sistemàticament els requisits de les normes ISO a auditar i la documentació del sistema de gestió. Inclou preguntes i punts de control organitzats per capítols de la norma (context i parts interessades, lideratge, planificació, operació, avaluació de l’exercici i millora continua) o per processos interns de l’empresa.
Tot i que el seu ús no és obligatori, és altament recomanable la llista de verificació. L’informe d’auditoria ha de reflectir tots els aspectes, documents i registres revisats. L´ús d´un check list facilita una auditoria més ordenada, objectiva i completa.
Per elaborar una check list d’auditoria interna ISO, cal seguir aquests passos:
- Revisar els requisits de les normes que cal auditar de qualitat, gestió ambiental, seguretat o RSC.
- Identificar els processos del sistema de gestió, segons el mapa de processos.
- Transformar els requisits en preguntes concretes, per exemple: “S’ha documentat la política de qualitat i es comunica internament?”.
- Afegir referències als documents o registres on se n’evidenciï el compliment.
- Incloure espai per als resultats: observacions, no conformitats i oportunitats de millora.
Una bona check list facilita la planificació, l’execució i el registre de l’auditoria interna.
L’auditor intern ha de tenir formació ISO específica en auditories ISO i experiència suficient en sistemes de gestió. A més, ha de mantenir independència respecte a les àrees que audita i demostrar competències com a objectivitat, comunicació efectiva, anàlisi crítica i coneixement de la norma ISO o referencial a auditar.
Sí. Moltes empreses opten per un consultor o auditor extern per garantir objectivitat, experiència i més rigor tècnic. Ha de complir els requisits de competència establerts al sistema de gestió integrat. De fet, comptar amb un auditor independent pot aportar objectivitat, experiència i neutralitat al procés.
La independència de l’auditor implica que no pot auditar la seva feina ni tenir relació jeràrquica o funcional amb el procés auditat. Això garanteix imparcialitat i credibilitat en els resultats.