El método de los 5 W es la forma más sencilla y completa de presentar información a un certificado ISO. Puede ser útil en planes de acción, objetivos o acciones correctivas.
¿cómo aplicar el método de los 5 porqués?
Antes de aplicar el método de los 5 W es necesario recoger la información previa que necesitaremos:
En primer lugar, recopile todos los datos de la incidencia o no conformidad para facilitar un análisis eficaz y la mejora continua del sistema integrado de gestión con certificado ISO. Plantee cuestiones como: ¿Cómo y quién la detectó? ¿Cuándo se instaló la máquina? ¿Cuándo se realizó el último mantenimiento? ¿Se ha efectuado alguna modificación reciente?
Además, realice un esquema o ilustración para analizar la situación. Sin embargo, el boceto solo será preciso si se conoce claramente la configuración de la pieza y se realiza observación directa en el lugar. Asimismo, puede utilizar fotografías o vídeos para identificar situaciones anómalas y apoyar el análisis de causas.
A continuación, determine cuándo empezó a aparecer la incidencia o no conformidad: ¿se produjo desde el inicio?, ¿es frecuente o puntual? Además, identifique si es la primera vez o si ocurre de forma periódica dentro del proceso. Si ya se produjo anteriormente, ¿qué acción correctiva se implantó y cuál fue su eficacia?
Para una adecuada gestión de la calidad según ISO 9001, trabaje siempre con datos, evidencias objetivas e indicadores de calidad. De este modo, el análisis detallado de la información permitirá detectar patrones, identificar la causa raíz, reducir riesgos, prevenir recurrencias y promover la mejora continua del sistema de gestión. Asimismo, el uso de hechos contrastados facilita la toma de decisiones basada en evidencias y la eficacia de las acciones de mejora.
A continuación, analice aquellos factores que puedan haber generado una incidencia, desviación o no conformidad. Para ello, formule preguntas como: ¿Ha habido algún aumento de carga, producción o capacidad? ¿Se ha incorporado nuevo personal u operadores sin la formación necesaria? ¿Se ha utilizado algún material, componente o lubricante nuevo sin la validación correspondiente?
Asimismo, evalúe cualquier cambio en métodos de trabajo, equipos, proveedores o condiciones operativas. Este análisis de riesgos permitirá identificar la causa raíz, mejorar la gestión de procesos y reforzar la eficacia del certificado ISO mediante acciones correctivas y de mejora continua.
Ahora ya estamos preparados para realizar la comunicación a su sistema de gestión integrado aplicando el método de los 5 W.
Marco del método de los 5 W
El nombre del método de los 5 W proviene de las 5 preguntas que debemos hacernos:
- ¿Qué? (What) Da información sobre el problema: ¿Cuál es el problema? y ¿Cuál es el hecho?
- ¿Dónde? (Where). Explica la ubicación: ¿Dónde se encontró el problema? ¿Dónde surgió el problema? y ¿dónde afecta?
- ¿Quién? (Who) tendrá responsabilidades sobre la acción. ¿Quién observó el problema? ¿Quién conducirá a la solución?
- ¿Cuándo? (What). Hace referencia al tiempo tanto en lo referente a cuándo surgió el riesgo u oportunidad así como el tiempo en ejecutar las acciones.
- ¿Por qué? (Why): ¿Debemos respondernos por qué es un problema o qué queremos conseguir con las acciones que hacemos?
Resolviendo las 5 preguntas plantearemos las acciones de su certificación ISO vinculadas con el plan de mejora, objetivo o la acción correctiva eficiente y eficaz.
FAQs 5 w?
A continuación, describimos 2 ejemplos del método 5W:
- Ejemplo 1: Retraso en las entregas a clientes.
Problema: Los pedidos se entregan fuera del plazo previsto.
¿Por qué 1? Porque la producción terminó más tarde de lo planificado.
¿Por qué 2? Porque una máquina clave estuvo parada varias horas.
¿Por qué 3? Porque se produjo una avería en un componente mecánico.
¿Por qué 4? Porque el componente estaba desgastado y no fue sustituido a tiempo.
¿Por qué 5? Porque no existía un plan de mantenimiento preventivo adecuado.
Causa raíz: Falta de un programa eficaz de mantenimiento preventivo.
Acción correctiva:** Implantar un plan de mantenimiento preventivo con revisiones periódicas, indicadores de seguimiento y responsables asignados. - Ejemplo 2: No conformidad en un proceso de fabricación.
Problema: Se detectan piezas defectuosas durante el control de calidad.
¿Por qué 1? Porque las dimensiones de las piezas están fuera de tolerancia.
¿Por qué 2? Porque la máquina de mecanizado estaba mal ajustada.
¿Por qué 3? Porque el operario modificó los parámetros de producción.
¿Por qué 4? Porque desconocía los valores correctos de configuración.
¿Por qué 5? Porque no había recibido la formación necesaria para realizar esa tarea.
Causa raíz: Falta de formación y competencia del personal.
Acción correctiva: Establecer un plan de formación, evaluar las competencias y actualizar los procedimientos de trabajo.
El método de los 5 por qués se puede aplicar a un sistema integrado de gestión, que cumpla cualquiera de las normas siguientes:
- ISO 9001 de gestión de calidad.
- ISO 14001, o EMAS de gestión ambiental.
- ISO 45001, de seguridad laboral
- ISO 27001 o ENS de seguridad de la información.-
- ISO 56002 de gestión de la innovación
- Responsabilidad social (Ecovadis, SMETA, IQNet SR10, Forética SGE 21 o otras).
La norma ISO 9001 exige analizar las causas de las no conformidades y aplicar acciones correctivas eficaces. El método de los 5 Porqués facilita este proceso al identificar el origen real de los problemas y promover la mejora continua.
Esta metodología de los 5w, puede utilizarse para investigar incidencias de calidad, reclamaciones de clientes, errores operativos, fallos en equipos, retrasos en procesos productivos o incumplimientos de requisitos legales y normativos.
El método de los 5 Porqués suele combinarse con herramientas de calidad como el Diagrama de Ishikawa, el análisis de riesgos, los indicadores de desempeño y los planes de mejora para obtener una visión más completa de las causas de una incidencia.