El método de los 5 W es una técnica que permite transmitir un mensaje de forma eficiente. Es la forma más sencilla y completa de presentar información a un certificado ISO. Puede ser útil en planes de acción, objetivos o acciones correctivas. Ayuda a un sistema de gestión de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 56002 o de Responsabilidad social.
¿Qué necesitamos para empezar?
Antes de aplicar el método de los 5 W es necesario recoger la información previa que necesitaremos:
- Paso 1: Comience con la historia del equipo: En primer lugar, recopile todos los detalles sobre la incidencia o no conformidad para un análisis posterior. Debemos plantearnos cuestiones como: ¿Cómo y quién lo detectó? ¿Cuándo se instaló la máquina? ¿Cuándo se hizo el último mantenimiento? ¿Se realiza alguna modificación en el pasado reciente? Haga un esbozo / ilustración para estudiar el tema. El boceto claro no se puede hacer a menos que la configuración de la pieza se conozca claramente y sea necesaria observación en el sitio. Puede utilizar fotografías o videos para ayudar a detectar situaciones anormales.
- Paso 2: Recopile datos sobre el historial del problema: ¿Cuándo empezó a aparecer el problema? (desde el principio, ¿es frecuente?) ¿Es la primera vez o no pasa de forma periódica? Si se produjo antes, ¿qué acción se tomó cada vez? Para problemas repetitivos, trabaje con datos y hechos. El estudio de datos detallados revela un patrón.
- Paso 3: Recoja información sobre el cambio del patrón de operación recientemente pasado. Para encontrarla, podemos hacernos preguntas como: ¿Ha habido algún aumento de carga o capacidad? ¿Hay algún operador/personal nuevo trabajando? ¿Se ha utilizado algún material o lubricante nuevo sin ninguna validación?
Ahora ya estamos preparados para realizar la comunicación a su sistema de gestión integrado aplicando el método de los 5 W.
Marco del método de los 5 W
El nombre del método de los 5 W proviene de las 5 preguntas que debemos hacernos:
- ¿Qué? (What) Da información sobre el problema: ¿Cuál es el problema? y ¿Cuál es el hecho?
- ¿Dónde? (Where). Explica la ubicación: ¿Dónde se encontró el problema? ¿Dónde surgió el problema? y ¿dónde afecta?
- ¿Quién? (Who) tendrá responsabilidades sobre la acción. ¿Quién observó el problema? ¿Quién conducirá a la solución?
- ¿Cuándo? (What). Hace referencia al tiempo tanto en lo referente a cuándo surgió el riesgo u oportunidad así como el tiempo en ejecutar las acciones.
- ¿Por qué? (Why): ¿Debemos respondernos por qué es un problema o qué queremos conseguir con las acciones que hacemos?
Resolviendo las 5 preguntas plantearemos las acciones de su certificación ISO vinculadas con el plan de mejora, objetivo o la acción correctiva eficiente y eficaz.