Cuándo utilizar la Técnica 5 por qués
La «Técnica de los 5 porques » o «5 Whys» permite determinar la causa raíz para encontrar soluciones eficaces para resolver no conformidades e incidencias de su certificado ISO. Es más eficaz cuando se utiliza para encontrar la causa raíz que permite resolver problemas simples o moderadamente difíciles de su sistema ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001.
El 5 por qué es una «regla general». En algunos casos, puede ser necesario preguntar «¿Por qué?» unas cuantas veces más antes de llegar a la raíz del problema. En otros casos, podéis llegar a éste punto antes de preguntar el quinto «¿Por qué?» Si lo haces, asegúrate que no has parado demasiado temprano.
En el caso de necesitar abordar un problema complejo o crítico, dónde pueden haber múltiples causas, puede ser más adecuado un método más amplio, como el análisis de causa y efecto o el análisis del modo de fallos y efectos, puede ser más eficaz.
El método de los 5 Whys combina bien con otros métodos y técnicas, como el Lean Manufacturing (para identificar y eliminar prácticas de derroche).
Cómo aplicar la técnica de los 5 por qués
El modelo sigue un proceso muy sencillo de siete pasos:
- Montar un equipo. Reúna colaboradores implicados con los detalles del problema y el proceso para solucionarlo. Debe haber un líder del equipo, para identificar acciones correctivas efectivas.
- Defina el problema. Se debe escribir una declaración breve y clara del problema en que todo el equipo esté de acuerdo. Si se puede, va bien observar el problema en acción.
- Preguntar el primer «Por qué?» Preguntad a vuestro equipo por qué se produce el problema. Preguntar «Por qué?» parece sencillo, pero responder implica buscar respuestas fundamentadas en los hechos: deben ser relatos de cosas que realmente han pasado y no suposiciones. El equipo puede encontrar una razón obvia o diversas de plausibles. Debe anotar las respuestas como a frases sucintas, en lugar de palabras simples o frases largas, y escríbelas junto al enunciado del problema.
- Pregunte «¿Por qué?» Cuatro veces más. Para cada una de las respuestas generadas al paso 3, preguntad cuatro «por qué» más seguidas. Pasad rápidamente de una pregunta a la otra, de forma que tengáis la imagen completa antes de sacar ninguna conclusión.
- Saber cuándo debe parar. Sabrás que has encontrado la causa raíz cuando al preguntar «por qué» no produzca más respuestas útiles y no puedes ir más lejos. Entonces, debe establecer la acción correctiva adecuada. Si habéis identificado más de un motivo al paso 3, repetid el proceso para cada una de los diferentes motivos hasta llegar a una causa raíz para cada motivo.
Gestionad la causa raíz, aplicando medidas
Ahora que habéis identificado como mínimo una causa raíz, debéis acordar las contramedidas que evitarán que el problema de su sistema integrado de gestión se repita.
Evaluad la eficacia de las medidas
Analizad la eficacia de vuestras acciones correctivas para eliminar o minimizar el problema inicial. Es posible que debéis modificarlos o substituir-los completamente. Si eso pasa, es una buena idea repetir el proceso de los 5 porqués para asegurarse que habéis identificado la causa raíz correcta.