Gestionar acciones correctivas y de mejora permite implantar mejoras específicas a los procesos para eliminar con eficacia y eficiencia la causa raíz de las no conformidades. Para hacerla, es necesaria una gestión de riesgos que integre todo el sistema de gestión.
Recuerda que todos los problemas del sistema integrado de gestión ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y de Responsabilidad Social, por más pequeños que parezcan, pueden tener un gran impacto sobre los resultados. Por eso, es necesaria una gestión de las acciones correctivas y de mejora eficiente y eficaz para que no causen problemas repetibles y costes inevitables.
Proceso para gestionar acciones correctivas y de mejora del sistema de gestión
- Identifica el problema. Identifica el problema a partir de documentación clara, completa. Debe aportar detalles sobre quien, qué, dónde y por qué el desarrollo en cuestión. Así, es importante enfocar la gestión de riesgos en el análisis del cumplimiento y le asignas la categoría, de acuerdo con el nivel del impacto. El nivel de impacto determinará la urgencia y el tipo de trato.
- Encuentra la causa raíz. Investiga la causa raíz del problema, utilizando metodologías que involucren a todo el personal, los procesos y resultados. El sistema se debe poder trazar para rastrear con facilidad los cambios y las acciones. Alguno de los métodos habituales para encontrar la causa raíz, son:
- Lluvia de ideas o Brainstorming.
- Diagrama de flujo.
- Diagramas de espina de pescado.
- Diagramas de afinidad.
- 5 por qué.
- Aplica las acciones establecidas. Se deben ejecutar las correcciones con la máxima brevedad posible. Evitará más errores, nuevas no conformidades y futuras interrupciones de los procesos que no requieran la aplicación del plan de continuidad del negocio. Se trata de «más vale prevenir que curar».
- Implanta las acciones. Implementa las acciones correctivas para resolver o eliminar la causa de la no conformidad, con eficiencia y eficacia. Con la acción de mejora, eliminas la causa de una posible no conformidad, es decir, actúas antes que pase.
- Verifica la acción. Se debe verificar que las acciones correctivas y de mejora han eliminado la causa raíz que ha generado la no conformidad, de acuerdo con lo que se había planificado. También se debe determinar que su ejecución no han creado nuevas inconsistencias, ya que cualquier cambio a los procesos para solucionar una no conformidad, puede ser una fuente de problemas potenciales. La auditoria ISO interna, puede ser una buena herramienta para la verificación.