Contexto de la organización y partes interesadas
En lo referente al contexto, destacamos:
- Cuestiones externas e internas. Se puede usar la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas de la organización. Por ejemplo, un informe de análisis del contexto donde se incorporan las diferentes perspectivas.
- Partes interesadas. Usar un único método para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y documentarlas. Por ejemplo, a través de encuestas, reuniones, grupos de consumidores y haciendo informes sobre las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Alcance del sistema integrado de gestión. El alcance hace falta que sea el mismo e incluir las actividades y centes de la organización. Se puede documentar al manual integrado del sistema integrado de gestión.
- El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones. Se puede hacer un «mapa de procesos» donde se integran todos los procesos de la organización tanto de calidad, medio ambiente y seguridad y salud al trabajo.
Como elemento específico en lo referente al contexto de la organización a la ISO 9001, hay que especificar, por los procesos de la organización, las entradas y salidas esperadas, criterios y métodos por la operación eficaz y el control, los recursos necesarios, las responsabilidades y autoridades, los riesgos y oportunidades, evaluación y mejora de los mismos.
Liderazgo del certificado integrado de gestión
- Compromiso y liderazgo. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas implantados, asumiendo la rendición de cuentas del sistema de gestión integrado.
- Política integrada. Hay que formular una política de gestión integrada que tenga los compromisos específicos mínimos citados a las normas de referencia.
- Roles, responsabilidades y autoridades. La alta dirección define y comunica los roles, responsabilidades y autoridades pertinentes para el funcionamiento del sistema implantado a través de fichas de puestos de trabajo, manuales de funciones, procedimientos e instrucciones técnicas.
De manera específica, a ISO 45001 la organización tiene que establecer los procesos necesarios por la consulta y la participación de todos los trabajadores y, cuando existan, de los representantes de los trabajadores. Se puede sistematizar la celebración de reuniones donde se reflejan los acuerdos en actas o la emisión de informes periódicos con la información necesaria relativa a la seguridad y salud.
Planificación
La planificación a un certificado integrado de gestión, hace falta que tenga en cuenta:
- Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Hay que aplicar una misma sistemática para determinar los riesgos y las oportunidades relacionadas con el contexto de la organización y definir acciones para abordarlas. Por ejemplo, una análisis DAFO con las conclusiones y la definición de un plan estratégico.
- Objetivos y planificación para conseguirlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto por calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
La Norma ISO 14001 requiere que se identifiquen y evalúen los aspectos e impactos ambientales asociados de la organización desde una perspectiva del ciclo de vida. Por el sistema de gestión de la SST, hay que identificar los peligros, y evaluar los riesgos y oportunidades laborales, así como determinar requisitos legales y otros requisitos aplicables me materia de medio ambiente, seguridad y salud laboral.
La organización hace falta que planifique acciones para abordar los riesgos y oportunidades identificados a los aspectos ambientales en medio ambiente; riesgos laborales en SST; requisitos legales en medio ambiente y SST; y procesos de la organización en calidad.
Soporte - Apoyo
- Recursos. La optimización de recursos se consigue integrando a los procesos de negocio, los ambientales y de seguridad y salud. Por ejemplo, en el área de producción, se puede fabricar o prestar el servicio controlando los consumos y la generación de residuos, emisiones o vertidos así como aplicando las medidas de seguridad establecidas.
- Competencia. Por los puestos de trabajo, definir requisitos de competencia por el funcionamiento del sistema integrado de gestión. Hay que aplicar la misma sistemática para determinar las acciones necesarias para adquirir la competencia, proporcionarla y evaluar la eficacia de las acciones. Por ejemplo, se pueden tener «Perfiles de Puesto de trabajo» con requisitos de competencia por calidad, medio ambiente y SST y planes de formación conjuntos.
- Presa de conciencia. Las campañas de concienciación pueden ser conjuntas usando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de concursos, etc.
- Comunicación. Los canales habilitados pueden ser los mismos por la comunicación interna como externa. Algunos métodos habituales sueño las reuniones presenciales, el correo electrónico, la intranet, azulejos de anuncios, buzones de sugerencias y, para comunicar externamente información, la página web.
- Información documentada. Hay que tener un sistema documental integrado aplicable a ISO 9001, ISO 14001 e iSO 45001
- Manual integrado del sistema (no requerido a las normas, pero de gran utilidad),
- Procedimientos comunes como por ejemplo de identificación de riesgos y oportunidades, formación, comunicación, control de los documentos, auditorías internas, revisión por la dirección, no conformidades y acciones correctivas.
Son ejemplos de documentos específicos, el procedimiento de identificación y evaluación de aspectos ambientales, riesgos laborales, identificación y evaluación de requisitos legales, satisfacción del cliente, requisitos por productos y servicios, etc.
Por los procesos de calidad, la organización hace falta que identifique la infraestructura necesaria y mantenerla, así como determinar el ambiente por la operación de los procesos. A calidad, constituye un requisito identificar los conocimientos necesarios por la operación de los procesos de la organización.
Operación
- Planificación y control operacional. El gran reto es la integración del control operacional. Por ejemplo:
- a los procesos de contratación, ventas o en publicidad de las prestaciones del producto o servicio, se puede incorporar información sobre los impactos potenciales del producto por los clientes o usuarios, así como disposiciones de seguridad que hay que tener en cuenta.
- Al proceso de diseño, es recomendable incorporar requisitos ambientales así como las condiciones para minimizar los riesgos por la seguridad y salud de los trabajadores.
- A las compras, incorporar requisitos ambientales, así como los requisitos de seguridad asociados.
- A la producción o prestación del servicio, considerar los consumos, vertidos, residuos o emisiones, y los riesgos específicos del puesto de trabajo.
Puede establecer medidas conjuntas para prepararse por posibles situaciones de emergencia en materia de seguridad laboral y medio ambiente y definir pautas de actuación en el supuesto de que pasen. Una de las claves para conseguir un sistema integrado de gestión eficiente es incorporar los requisitos de control operacional relativos al medio ambiente y a la seguridad y salud a los siguientes elementos específicos de la ISO 9001:
- comunicación con el cliente;
- determinación, revisión y cambios de los requisitos por los productos y servicios;
- diseño y desarrollo;
- información por los proveedores y control de procesos contratados externamente;
- identificación y trazabilidad de los productos o servicios, la propiedad de los clientes o proveedores externos;
- condiciones de preservar las salidas del producto o servicio;
- actividades posteriores a la entrega;
- requisitos para liberar productos o servicios y el control de salidas no conformes.
Evaluación del desempeño
- Seguimiento, análisis y evaluación. Son requisitos integrables integrables donde es puede usar una sistemática conjunta. Una vez definidos todos los indicadores de seguimiento, es poden establecer reuniones periódicas. En ellas se analizará la información, evaluar la evolución y tomar los acciones oportunas.
- Auditoría interna. Igualmente es trata de un proceso integrable. Los auditores y la auditoría poden ser conjuntos, obteniendo un informe de auditoría interna conjunto.
- Revisión por la dirección. Es puede hacer la Revisión por la Dirección integrada, incorporando los requisitos de todas los normas, generando una única acta o informe de revisión.
Por los requisitos legales de medio ambiente y SST, se establece una sistemática conjunta para evaluar el cumplimiento de los requisitos aplicables. Habitualmente es té solo un procedimiento de identificación y evaluación de requisitos legales. Específicamente a calidad, cal establecer sistemáticas para evaluar la satisfacción del cliente.
Mejora del certificado integrado de gestión
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- No conformidad y acción correctiva. Es aplicable a los tres sistemas la misma sistemática para detectar no conformidades y definir acciones correctivas. Este requisito se puede integrar del todo. Igualmente, se puede establecer un formato por el registro de no conformidades y acciones correctivas.
- Mejora continúa. La mejora continúa es uno de los principales resultados previstos del sistema integrado de gestión.
La organización tiene que establecer un proceso para informar, investigar y tomar acciones para gestionar los incidentes en materia de seguridad.
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