UNE 412001 IN – Guia pràctica de Gestió del Coneixement

Ara que la Gestió del Coneixement és un requisit de la norma ISO 9001:2015, la “UNE 412001 IN – Guia Pràctica de Gestió del Coneixement” proposa una metodologia per posar en marxa la Gestió del coneixement a la seva organització.

UNE 412001 IN per implantar la Gestió del Coneixement a la ISO 9001:2015

En posar en marxa la Gestió del Coneixement, cal fer un “Pla d’Acció” que contempli les fases següents:

  • Definir el projecte de Gestió del Coneixement i l’equip del projecte de la Gestió del Coneixement. Cal assegurar la implicació del personal a la Gestió del Coneixement. Es pot integrar amb un certificat ISO 9001.
  • Avaluació. L’avaluació de la Gestió del Coneixement implica detectar el coneixement de la companyia: Organitzar el coneixement detectat i categoritzar el coneixement actual.
  • Desenvolupament del projecte. Algunes de les eines útils per posar en marxa la Gestió del Coneixement seguint la norma UNE 412001 IN son:
    • Instruccions de treball. Serveixen per para capturar la informació que incorporen les instruccions de treball. Amb les instruccions de treball, queda per escrit el coneixement d’un determinat procés, el que facilita la seva comprensió.
    • Llistes de comprovació. A les llistes de comprovació hi consten les coses a comprovar abans que un treball s’hagi completat.
    • Gestió per processos: A vegades sols es necessita que quedin recollits els principals punts d’un procés, i amb un programa de formació pot ser la millor forma de registrar el coneixement.
    • Al lloc de treball. Quan el coneixement no es pot escriure, pot ser beneficiós fer servir la formació al lloc de treball en el que una persona amb més experiència transferirà el coneixement de l’organització indocumentat als altres.
    • Base de dades del coneixement: Moltes empreses deixen lliçons apreses fins el final d’un programa , i això pot significar que en els dissenys, deixin de costat els beneficis d’aquestes lliçons apreses fins molt més tard. Pot capturar el coneixement o els problemes o èxits que s’han produït amb un producte o servei, escrivint-los a una base de dades per la seva revisió durant el disseny. D’aquesta forma, el coneixement es captura immediatament i pot revisar-se quan es dissenyi el següent producte.

Podem ajudar-te a integrar els requisits de la UNE 412001 IN a la Gestió del Coneixement a una certificació ISO 9001 a través de l’outsourcing estratègic.

    Sistema de gestió del coneixement a la ISO 9001:2015

    Sistema Gestió del Coneixement

    Un Sistema de Gestió del Coneixement (en anglès knowledge management) ens ajuda a ser competitius a partir que cada col·laborador de l’empresa sàpiga el que l’altra coneix, amb l’objecte de millorar els resultats.

    El Sistema de Gestió del Coneixement pretén de transferir el coneixement des de on es genera fins al lloc on es farà servir i implica el desenvolupament de les competències necessàries dins de les organitzacions per compartir-lo i fer-lo servir entre els seus membres, així com valorar-lo i assimilar-lo si es troba fora de l’organització.

    Sistema de Gestió del coneixement a la norma ISO 9001

    Sistema de Gestió del Coneixement i ISO 9001

    La norma ISO 9001 incorpora a la clàusula “7.1.6.Coneixements de l’organització” el requisit de la la Gestió del Coneixement que han d’aplicar totes les organitzacions amb certificat ISO. Cal posar en marxa eines per utilitzar d’una forma eficaç el Sistema de Gestió del Coneixement, aprofitant al màxim el coneixement disponible

    Els requisits sobre el coneixement de  l’organització dins de la norma ISO 9001 son:

    • Determinar els coneixements que necessita per operar els seus processos i fer que els seus productes i serveis compleixin els requisits.
    • Mantenir aquest coneixement i fer que estigui disponible quan sigui necessari.
    • Tenir en compte el seu coneixement actual en fer canvis i determinar com va adquirir coneixements addicionals o actualitzats. La formació en pot ser bon recurs per aconseguir-ho.

    S’agrupa amb altres recursos, com les persones, la infraestructura, el medi ambient, les operacions i els recursos de seguiment i mesura. Per tant, els requisits son per destacar que el coneixement de l’organització és un dels recursos més importants que una empresa cal que comprengui i controli.

    A la vegada hi algunes notes a la norma ISO 9001 que expliquen el que és coneixement de l’organització  i en el que es pot basar el Sistema de Gestió del Coneixement. En concret, és el coneixement específic de l’organització, generalment adquirida per l’experiència, que es pot fer servir i compartida per aconseguir els objectius de l’organització.

    El coneixement pot provenir de:

    • Internament (com ara la propietat intel·lectual, la interacció amb altres Departaments de l’organització, les lliçons apreses del fracàs i èxits, o els resultats de les millores)
    • Externament (a partir de conferències, coneixement del client, o el coneixement de proveïdors).

    A l’article “La gestió del coneixement a la nova ISO 9001” d’aquest blog es pot trobar més informació al respecte.

    La norma UNE 412001:2008 IN – és una proposta metodològica per integrar el Sistema de gestió del coneixement amb un certificat ISO 9001.

    La gestió del coneixement a la nova ISO 9001

    Què és la gestió del coneixement?

    La gestió del coneixement (en anglès knowledge management) busca que cada col·laborador de l’empresa sàpiga el que l’altra coneix, amb l’objecte de millorar els resultats.

    La gestió del coneixement preten de transferir el coneixement des de on es genera fins al lloc on es farà servir i implica el desenvolupament de les competències necessàries dins de les organitzacions per compartir-lo i fer-lo servir entre els seus membres, així com valorar-lo i assimilar-lo si es troba fora de l’organització.

    La gestió del coneixement a la nova ISO 9001

    A la nova norma ISO 9001:2015 hi ha un primer apropament a la gestió del coneixement, a partir de:

    • Determinar el coneixement necessari per l’eficàcia dels processos i aconseguir la conformitat dels productes i serveis gràcies a l’experiència. A la gestió del coneixement cal ressaltar coses com ara factors d’èxit i fracàs dels projectes, experiència del personal a les àrees d’activitat qualificada, propietat intel·lectual generada, etc.
    • Control sobre la subcontractació, inclosos els serveis que presta el subcontractat al client final, processos, o parts dels processos definits.
    • La comunicació com eina per millorar l’eficàcia del sistema de gestió. A la gestió del coneixement cal determinar quins son els canals més adequats al contingut de la informació, quins son els destinataris tant de la comunicació interna com externa i quin és el moment més adequat per fer arribar la informació amb eficàcia i eficiència. 
    Gestió del coneixement a la nova ISO 9001:2015
    Gestió del coneixement a la nova ISO 9001

    A la gestió del coneixement i a la nova ISO 9001, l’eficàcia de la documentació del sistema de gestió és important. La ISO 9001:2015 no especifica la documentació requerida (procediments, manual, registres, etc.). La norma ISO 9001:2015 estableix que cal mantenir-se la “informació documentada” (independentment de si es tracta d’un suport paper o informàtic) que requereix la norma, i aquella que l’organització entengui com a necessària per executar amb eficàcia i eficiència els seus processos.

    Links vinculats amb la gestió del coneixement.